Вы ищете простой, но простой способ совместной работы и обмена задачами с вашей командой? Приложение Microsoft Planner поможет вам сделать это и многое другое.

С момента своего появления приложение Microsoft Planner помогало различным группам по всему миру, помогая им создавать новые планы, организовывать и назначать различные задачи, делиться документами, обсуждать в чате то, над чем каждый человек в настоящее время работает, и получать обновления прогресса по каждой задаче.

Проще говоря, приложение предоставляет визуальный способ организовать командную работу и оставаться в курсе прогресса для различных задач.

Приложение предназначено для Office 365, но доступно только пользователям с тарифными планами Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium и Education.

Это означает, что он недоступен для государственной подписки или личного пользования.

Некоторые из задач, которые вы можете выполнить с помощью приложения Microsoft Planner, включают в себя:

• Сотрудничество с вашей командой
• Прикрепите файлы, фотографии, документы или ссылки
• Добавить контрольные списки к задачам
• Добавить комментарии к задачам
• Пометить задачи с метками
• Установить и обновить прогресс для задач
• Установить или добавить изображение для предварительного просмотра задач
• Посмотреть прогресс ваших планов
• Посмотреть все задачи и планы
• Получать электронные письма о задачах и планах
• Удалить задачи или планы
• Отслеживайте прогресс из любого места на любом устройстве

Как создать план в приложении Microsoft Planner

Microsoft Planner позволяет вам создавать план, организовывать и создавать свою команду, назначать задачи и получать обновления прогресса.

Пользователи, которые являются новичками в Microsoft Planner, могут начать с посещения сайта tasks.office.com, создавать планы в веб-приложении, а затем просматривать и обновлять свои планы на мобильных устройствах. Существующие пользователи могут получить Planner через Интернет или мобильные платформы.

Чтобы начать, выполните следующие простые шаги:

1. войти в систему
2. Создать план
3. Добавить задачу
4. Установите дату для вашей задачи
5. Разделите ваши задачи
6. Добавить людей из вашей команды
7. Назначьте задачи различным членам команды
8. Следите за прогрессом

Шаг 1. Войдите в систему.

Как упоминалось ранее, Microsoft Planner доступен только для рабочих или школьных подписок, поэтому для входа в систему необходимы учетные данные для входа в рабочую или учебную учетную запись.

Важно отметить, что вам не нужно устанавливать программное обеспечение на ПК или другое устройство для использования приложения. Вы просто подключаетесь к нему через веб-браузер.

После входа в систему вы можете сделать следующее:

• Получите доступ к своей работе или сайту Планировщика
• Просмотр, редактирование и создание планов
• Просмотр, редактирование и создание задач
• Чат с членами команды
• Следите за прогрессом в планах и задачах

Вот как войти в Microsoft Planner:

1. Откройте веб-браузер
2. В адресной строке введите http://office.com/signin или
3. Нажмите кнопку ввода на клавиатуре
4. Выберите учетную запись, с которой вы хотите войти
5. Введите адрес электронной почты и пароль для учетной записи, которую вы выбрали
6. войти в систему

Примечание. Если вы уже выполнили вход или имеете среду Office 365 для своего рабочего места, вы можете напрямую подключиться к Microsoft Planner через панель запуска приложений.

Выполните следующие шаги, чтобы выполнить это:

1. Выберите приложение запуска в окне вашего браузера
2. Выберите плитку «Планировщик» на домашней странице или панели приложения.
3. Подключиться к Планировщику

Создание учетной записи с помощью Microsoft Planner

Чтобы выполнить вход, ваше рабочее или школьное учреждение должно быть подписано на соответствующий план Office 365, а затем ваш администратор предоставляет вам учетную запись.

Если вы не можете войти в систему, несмотря на это, обратитесь в службу поддержки вашей работы или школы.

Шаг 2: Создать план

После того как вы вошли в Microsoft Planner, вы можете получить доступ к сайту и, таким образом, увидеть планы, доступные для каждой из ваших групп Office 365.

Есть два разных типа планов: публичные и частные.

Публичные планы видны всем в вашей работе или школьной организации, то есть они появляются, когда кто-либо в организации ищет план, тогда как частные планы видны конкретным людям, добавленным в план.

Примечание. Если вы сделаете свой план общедоступным или частным, ваша группа Office 365 также станет общедоступной или частной.

Чтобы создать план, выполните следующие действия:

1. Выберите план, перейдя в Избранные планы или Все планы (вы также можете начать новый план, выбрав Новый план
2. Если вы выберете « Новый план», дайте своему плану имя

   

3. Выберите, кто может видеть ваш план
4. Выберите Опции, чтобы:

• добавить описание
• Решите, следует ли автоматически подписывать новых участников на уведомление

1. Создать план

Примечание. При создании нового плана также создается новая группа Office 365. Это облегчает совместную работу как в Microsoft Planner, так и в других приложениях, таких как Outlook и OneDrive.

Как только вы создадите план, следующим шагом будет добавление задач.

Шаг 3: Добавить задачи, установить даты и классифицировать

Итак, вы успешно вошли в систему, создали план и теперь хотите добавить задачи в свой план.

Добавление задач просто разбивает на части то, что должно быть сделано и кем.

Вот как можно добавить задачи в свой план:

1. В поле «Задача» введите имя задачи
2. Выберите «Добавить задачу» (вы можете добавить несколько задач, введя имя задачи, затем нажмите клавишу ввода и продолжайте ввод, чтобы добавить больше. Если вы не видите поле «Задача», щелкните значок «+», чтобы отобразить поле, затем добавьте задачу

Вы можете добавить больше деталей к своим задачам и определить внешний вид на доске.

Microsoft Planner позволяет выполнять следующие задачи с созданными вами задачами:

• Установите картинку предварительного просмотра для каждой задачи. Для этого прикрепите файл, фотографию или ссылку к задаче или добавьте контрольный список.

Первая фотография, файл или ссылка, которую вы прикрепите, станет предварительным просмотром. Если вы хотите использовать другое вложение в качестве предварительного просмотра или использовать вместо него описание, выберите задачу, затем выберите Показать на карточке. Чтобы удалить предварительный просмотр, снимите флажок Показать на карте.

• Добавить начало задачи и срок выполнения. Для этого выберите задачу, затем добавьте дату начала и дату исполнения.

Даты также могут быть добавлены всякий раз, когда вы создаете новую задачу, выбирая Установить срок выполнения.

Если вы обнаружите, что дата красного цвета, это означает, что задача просрочена, даже если она еще выполняется.

• Пометить задачи с метками. Метки помогают быстро определить характеристики, общие для разных задач, таких как местоположение, время и требования к задаче.

Чтобы добавить метки к своим задачам, перейдите на доску, выберите задачу, выберите цветные прямоугольники справа, затем выберите флаг, который вы будете использовать, и назовите его.

Шаг 4: Добавьте людей в свою команду

Чтобы добавить людей в свою команду, выполните следующие действия:

• Перейти к планировщику
• Выберите участников
• Введите имя участника, которого вы хотите добавить

Примечание: в настоящее время вы можете добавлять только людей в вашей организации. Однако в процессе разработки есть план, позволяющий пользователям добавлять людей за пределы своих организаций. Вы можете просмотреть дополнительные функции, которые в настоящее время находятся в разработке, на дорожной карте Office 365.

После добавления людей вы можете назначать им задачи.

Если вам нужно удалить кого-либо из списка или вам больше не нужен кто-то из вашего плана, выполните следующие действия:

1. Выберите стрелку рядом с членами плана
2. Укажите человека, которого вы хотите удалить
3. Выберите три точки
4. Выберите Удалить

Шаг 5: Отслеживайте прогресс

• Установите и обновите задание хода выполнения. Приложение Microsoft Planner разделяет задачи на не запущенные, выполняемые и завершенные.

Вы можете обновить прогресс, выбрав задачу, а затем использовать выпадающее меню Progress. Вы можете использовать контрольный список, чтобы отслеживать ход выполнения задач. Однако, если вы ищете более широкий план или просмотрите общий ход выполнения задач, представление «Диаграммы» предоставит это вам. Когда вы закончите с заданием, отметьте его как выполненное, указав на него и выбрав галочку.

Примечание. Чтобы просмотреть выполненные задачи, прокрутите список задач и выберите «Показать выполненные».

После того, как ваши задачи установлены, вы можете организовать их в группы и добавить те, с которыми вы будете сотрудничать, по мере работы.

Как получать уведомления по электронной почте о задачах

Иногда вы хотите отслеживать свои задачи на ходу, и это стало возможным благодаря уведомлениям по электронной почте в приложении Microsoft Planner.

Уведомления по электронной почте активируются после создания плана, когда вы добавлены в качестве члена существующего плана, если другой участник комментирует задание, которое вы прокомментировали, если владелец плана включает уведомления об активности в задании или если вы подписаны на строить планы.

Владельцы плана также могут отправлять уведомления через приложение, в ленту плана, когда задача назначена или помечена как выполненная.

Уведомления обычно отключены по умолчанию, поэтому для их получения необходимо включить их.

Чтобы получать уведомления по электронной почте, вот что вам нужно сделать:

• Выберите три точки справа от вашего плана
• Выберите Изменить план

  

• Выберите Отправлять уведомления о назначении и завершении задачи в ленту бесед плана.
• Установите флажок, чтобы включить уведомления (чтобы отключить уведомления, снимите этот же флажок).

Чтобы подписаться на план, выберите три точки справа от плана, затем выберите «Следовать плану» в папке «Входящие». Сделайте то же самое, чтобы отписаться, но выберите «Остановить следующий план» в папке «Входящие».

Плюсы и минусы приложения Microsoft Planner

Pros

• Организуйте командную работу и сделайте больше
• Прост в использовании, так как вы можете запустить его одним щелчком мыши
• Организовать работу визуально
• Видимость и прозрачность
• Безупречное сотрудничество с вашей командой
• Уведомления по электронной почте о задачах и планах
• Работайте на всех ваших устройствах
• Доступные каналы для отправки отзыва в случае возникновения проблем с приложением

Cons

• Недоступно для личного или государственного использования
• Приложение не полностью разработано, как и другие приложения для совместной работы, такие как Asana, потому что некоторые функции все еще находятся в разработке

Загрузите приложение Planner из Microsoft Office Store.

Поделитесь с нами своим опытом использования приложения Microsoft Planner в разделе комментариев ниже.